בגוף המכתב כדאי לכלול את החלקים האלה : א . תיאור התופעה , המצב , האירוע . למשל : הרקע להצעה / לבקשה / להתנצלות / לתלונה . ב . השפעת האירוע / התופעה - מסבירים איך האירוע משפיע עליי אישית או מה השלכותיו החברתיות . ג . מביעים את הבקשה / הדרישה / ההמלצה / ההתנצלות וכדומה . היגדים לפתיחה : בהמשך לשיחת הטלפון בינינו ביום ; ... בתשובה למכתבכם בנושא ; ... ברצוני להביא לידיעתך ; ... בהתאם להנחיות שקיבלנו ; ... קיבלנו את תלונתך מיום ; ... אנו מאשרים בזאת כי .... היגדים לסיום : נודה לכם אם תיענו לבקשתנו ; ... הואילו נא לבדוק את הנושא ; ... נקווה שתבדקו את התלונה ... המכתב הרשמי צריך להיות ענייני , ברור ומדויק , כדי להשיג את המטרה שלו . יש לציין את שם הנמען ואת תפקידו בצורה מדויקת , ולבסוף את שם המוען ואת פרטיו . בסוף המכתב מודים על הטיפול בנושא .
אל הספר